Gestión del tiempo en 3 pasos

Para nadie es un secreto que tener una buena gestión del tiempo, es tarea difícil. Lo que pudiera ser urgente en tu vida, no siempre es lo relevante ¡son cosas muy diferentes! Y, de hecho, podemos hacer una analogía de este principio para manejar nuestro tiempo, con nuestro estado de salud: los problemas importantes no parecen urgentes, aunque nuestra vida dependa de ello.

Posiblemente estés teniendo dudas acerca de cómo encontrar una respuesta que te permita englobar todo: responsabilidades, salud y situaciones de importancia. Déjanos decirte que, existen 3 consejos o técnicas realmente efectivas de gestión del tiempo que como resultado te darán una vida más saludable y productiva.

Consejos de gestión del tiempo que realmente funcionan:

Existen muchos nuevos dispositivos y apps que te ayudarán con la gestión de tiempo y productividad. Encontrarás calendarios, recordatorios, o listas de tareas que te dirán lo que tienes que hacer. No obstante, se recomienda únicamente seguir estos simples consejos, que realmente son prácticos y efectivos.

Así pues, cuando se trata de tener una vida saludable, y productiva, solo trata de concentrarte en estos 3 consejos para gestionar tu tiempo.

• Elimina el trabajo a medias y concéntrate lo más que puedas.
• Siempre trata de hacer primero las cosas más relevantes de tu día.
• Cumple y apégate tu horario, para así crear el hábito, sin importar que tan pequeño aparente ser el logro.

Veamos un par de situaciones similares que te ayudarán a entender lo que es importante y, pero no parece “urgente”:

• Faltar a un día de entrenamiento en el gimnasio no es urgente, pero sin duda es importante para tu salud a largo plazo.
• Normalmente pensamos que no podremos “morir del estrés”, pero considera que, si no aprendes a controlarlo, si existe una gran posibilidad de que suceda.
• Tener una dieta balanceada con productos naturales no procesados no es necesario para vivir, pero sí que reducirá tu riesgo de cáncer y enfermedades.

Si quieres aprender más sobre como clasificar tus tareas, puedes leer este artículo donde hablamos de la matriz de Eisenhower.

Viendo la lista anterior, entonces ¿pudiéramos realmente hacer algo para cambiar las cosas? Solo tienes 24 horas al día, ¿Cómo usarlas más eficientemente? Y, además, ¿Cómo lograr ser feliz y saludable mientras te enfocas en las cosas importantes? Todo ello a la par del manejo de responsabilidades y situaciones urgentes.

Elimina el trabajo a medias

Hoy en día existen muchas distracciones, por ende, es sumamente fácil dividir la atención entre lo que deberías hacer y lo que nos dicta la sociedad a través de constantes bombardeos. Es muy común que tratemos de crear un balance entre responder mensajes, emails y cumplir una lista de cosas por hacer. Y lo peor del caso, todo esto mientras tratamos de lograr algo, por lo que rara vez estamos realmente compenetrados con la tarea.

Este tipo de división entre tu tiempo y energía, es lo que podríamos llamar “trabajos a medias”. Veamos un par de ejemplos:

• Supongamos que estas escribiendo un Resumen Administrativo, pero eventualmente te detienes para ver tu smartphone, abrir el Facebook, Twitter y redes sociales.
• Otro ejemplo, es cuando iniciamos una nueva rutina de entrenamiento en el gimnasio. Dos días después leemos sobre “otro tipo de nuevos ejercicios fitness” y los aplicamos. Avanzamos poco en ambos, pero aun así buscamos otro tercer tipo de rutina extra.
• Mientras estás hablando por teléfono tu mente está distraída pensando sobre los últimos emails que has recibido.

La trampa del “trabajo a medias” puede venir en diferentes formas, pero independientemente de cómo caigas en ella, el resultado será el mismo: nunca estás totalmente concentrado con la tarea que tengas. Durante muy pocas veces estarás realmente comprometido, y las veces que, si lo hagas, créenos que será por poco tiempo, solo tardarás el doble en lograr la mitad del trabajo.

El “trabajo a medias” es una de las razones por las que quizás pudiste hacer más durante ese último día antes del periodo vacacional (ya que ahí si estabas realmente enfocado), que lo que hiciste hace dos semanas atrás (cuando estuviste distraído).

La mayoría de las personas tienden a liderar con este problema sin ver soluciones, no obstante, lo más recomendable para lograr superarlo es concentrarse o “bloquearse” durante un considerable tiempo. De esa manera podrás enfocarte en el proyecto, eliminando todo el resto de distracciones.

Por ejemplo, si volvemos a tomar el tema del gimnasio: puedes escoger un solo ejercicio y enfocarlo para todo el entrenamiento. Es decir, todo un día para sentadillas y cualquier otro tipo de ejercicio sería un extra o adicional.

Además, puedes aprovechar un par horas o incluso un día entero de trabajo para enfocarte profundamente en un solo proyecto de relevancia. Deja tu teléfono apartado, cierra tu correo electrónico o redes sociales como Facebook o Twitter ¡notarás la diferencia!

De esa forma lograrás mayor concentración en el ámbito laboral, evitarás esa fragmentación de tiempo de la que te comentamos; en las que solo hacías trabajo a medias. ¿Imaginas cuanto podrías lograr si hicieras el trabajo que necesitas, en la forma en la que lo necesitas y eliminar todo ese trabajo a medias o pensares a medias con los que llenamos nuestros días?

Enfócate primero en lo que realmente es importante

El desorden y el caos tienden a incrementarse a medida que avanzas en el día. Al mismo tiempo, las decisiones y elecciones que haces en el día tienden a reducir tu fuerza de voluntad. Por lo tanto, muy posiblemente comiences a tomar decisiones erróneas con frecuencia al finalizar tu jornada, mucho más que al inicio.

De la misma manera, ese principio es aplicable a tus entrenamientos físicos. Solo piensa: a medida que avanzas en la rutina, tiendes a tener menor voluntad para seguir con cada serie, repeticiones o ejercicios con mayor grado de dificultad. Por ende, lo que debes hacer es empezar a hacer lo importante primero que todo.

Por ejemplo, un escritor que deba realizar un artículo importante, lo primero que debería hacer (después de tomarse un café, por supuesto), es iniciar a escribirlo de inmediato. Igualmente, si hay algún tipo de ejercicio fuerte que debas hacer, hazlo al comienzo de tu rutina.

Es simple, hacer las cosas relevantes antes que lo demás, evitará que tengas días sin nada importante hecho. Si consigues efectuar esta estrategia en el día a día, tendrás jornadas mucho más productivas, incluso si sucede alguna que otra situación fuera de tus planes. ¡Es lo único que vas a necesitar para lograr ese éxito deseado!

Dale más importancia a tu horario planificado que a tus objetivos o metas.

Existen muchos motivos por los que considerar cumplir un horario por encima de tener una fecha límite de entrega. Es cierto, que muchas veces tener un plazo límite tiene sentido, pero durante trabajos a largo plazo seguir un horario o cronograma bien planificado es mucho más efectivo.

Ahora bien, también sabemos que puede ser algo complicado el realmente cumplir esta filosofía de apegarse a un horario. Nada más basta con ver o intentar hacer un plan de entrenamiento para los lunes, miércoles y viernes ¿Cuántas veces realmente se cumplen? ¡Es difícil! No obstante, mejorará tu productividad una vez te acoples a ello.

Dicho esto, existe un pequeño truco que logrará contrarrestar las distracciones que no hayamos planificado, y sobre todo superar esa tendencia a perder el rumbo. El objetivo es el de poner el horario o cronograma ante todo y no el alcance, como usualmente solemos hacer.

Veamos un pequeño ejemplo; supongamos que te despiertas con el objetivo de correr 3 millas durante la tarde. No obstante, con todas las distracciones del día, no podrás cumplir totalmente el alcance, ya que solo te quedan 20 minutos disponibles para correr. ¿Qué hacer? Solo te quedan dos opciones:

• La primera opción es la de decir: “No hay tiempo suficiente como para hacer ejercicio hoy”, así pues, cambias la actividad planeada y te dedicas a trabajar en otras cosas. Eso es lo que muchos normalmente harían.
• La segunda opción es reducir el alcance, pero respetar por completo el cronograma. En vez de correr 3 millas, reduce a 1 milla o haz cinco series, y 30 sentadillas o zancadas. De esa forma te apegas a lo planeado, y te ejercitas sin darle relevancia a qué tipo de ejercicio hagas. Este tipo de procedimientos conlleva a un mayor éxito a largo plazo, en contraposición a la primera opción.

Diariamente el haber hecho algo de deporte quizás no tenga sea significativo, sobre todo si el objetivo era correr 3 millas. No obstante, el impacto a largo plazo de cumplir con tu calendario es enorme.

Sin importar cuales sean las circunstancias o qué tan poco sea el entrenamiento, siempre sabrás que cumplirás las tareas pautadas. De esta forma, estas pequeñas tareas se convertirán en futuros hábitos de vida. Así que, termina todo lo que tengas planeado para hoy, aunque tenga menos impacto de lo que esperabas.

Ultimo detalle: La gestión del tiempo es algo primordial para tener una mente productiva, pero aprende a dedicar parte de tu calendario a cosas que te hagan feliz, como pasar tiempo con tus seres queridos, o practicar ese hobby que te guste. Tener ambición y querer mejorar y comernos nuestros días está muy bien, pero no olvides de ser egoísta y planear tiempo para ti.

Para finalizar, cuéntanos, ¿Cómo optimizas la gestión de tiempo en tu hogar, trabajo, gimnasio y con tus seres queridos? Esperamos que los consejos hayan sido de tu agrado, aplícalos y notarás cambios importantes en tu vida.