En este artículo te ayudamos a aprender a ser más productivos y cada vez más eficientes, especialmente ahora que muchos trabajamos desde casa y somos responsables de gestionar nuestro tiempo y energía.

Sin duda, la clave es planificar y priorizar tus tareas.

Parece demasiado simple para ser importante. Demasiado fácil.

Aún así, probablemente no lo estés haciendo tan bien como podrías.

Debes aprender a planificarte a corto y largo plazo.

Empecemos con la planificación a corto plazo.

Planificación diaria: haz una lista

Esta es la parte sencilla.

Anota en sucio todas las cosas que sabes que tienes que hacer a lo largo de tus días.
Sé realista con lo que te propones. A veces te equivocarás, pero en pocos días serás más consciente de lo que entra dentro de tus capacidades.
Ahora toca ordenar. Ten en cuenta las fechas límite. Es uno de los factores más importantes a tener en cuenta. No dejes nada para el último día porque siempre puede haber reveses por el camino.
Tras ordenar por fechas de exigencia, puedes terminar de ordenar por dificultad.

La norma de oro: aquello que más dificultad tenga, esa tarea que evitas siempre que puedes, debes hacerla primero. Esto te va a ahorrar tiempo y calentamientos de cabeza. Ante todo, no lo arrastres.

Simplifica y divide las tareas. Cuando no sabes por dónde empezar, muchas veces acabar por no empezar directamente. Divide lo que tengas que hacer y será más fácil decidir por dónde empezar y evitarás procrastinar.

Cuando trabajamos en algo que no nos llama la atención especialmente, es mucho más sencillo si lo tenemos todo bien dividido. Cuando tienes mini tareas a realizar, puedes activar el «modo automático». Cuanto más precisas sean las tareas, más rápido las cumplirás.

Planificación a largo plazo

Esta parte de la organización es la que va a guiar los pequeños esfuerzos de cada día.

Lo que más cuenta es el poco a poco que hagas cada día. Pero tus metas a largo plazo son las que le dan sentido.

A la hora de planificar tu día a día debes pensar en tus objetivos semanales y mensuales.

Entre medias, puedes incluir aquellas tareas que no tengan una fecha límite. Ideas propias que seas libre de realizar.

Las cosas que haces por y para ti mismo, aunque nadie te las exijan, no deben quedar en el olvido.

Vuelve a simplificar

Las tareas pesantes del día a día se hacen más llevaderas cuando las simplificas y divides.

Lo mismo sucede con las cosas a largo plazo.

Nuestra idea es dividir en tarjetas y listas.

Las listas pueden ser las etapas en las que se divide cada proyecto o trabajo.

Las tarjetas son información y detalles sobre cada tarea individual. Mientras trabajas con las tarjetas, avanzas en las listas.

Esto nos ayuda a tener una visión global del trabajo pero centrándote en lo que tienes delante.

Otro tipo de listas

Cuando delegas todo en diferentes listas y las llenas con demasiadas tareas, acabas por ignorarlas porque es demasiado lioso.

Te proponemos dividir todo en 4 listas dentro de una metáfora de la cocina.

Fuego pequeño: son las cosas que ponemos a fuego lento. En esta lista metemos las cosas que hay que hacer pero que no son el foco principal.
Fuego grande: la tarea principal del día, en la que te estás centrando.
Horno: cosas programadas para realizar en un momento del día determinado.
Vitaminas: son las pequeñas tareas que tienes que realizar cada día.