Cómo Hacer Fácil Lo Difícil

Piensa en una tarea que sería realmente difícil de completar, bien sea para ti o para la humanidad. Aún las tareas más complejas tienen una solución más simple de lo que ahora mismo imaginas. Suena poco creíble, pero lo puedes comprobar por tu cuenta. De hecho, las listas de control o checklists son tan efectivas, que los ingenieros las usan para diseñar rascacielos, los cirujanos para salvar vidas, incluso, los pilotos se basan en esta solución para poder volar aviones inmensos. Lo más interesante es que tal solución también te sirve a ti para ayudarte a ser más productivo, eficiente y creativo. Descubre hoy el poder de las checklists.

Cuando estás lidiando con una situación asfixiante debido a su alta complejidad, necesitas un sistema para manejarla. Una vez más, la solución es la lista de control, aunque parezca sorprendente y absurdamente simple. Son tan poderosas, que han resuelto problemas que parecían completamente imposibles.

Llevar el hombre a la luna es, sin dudas, un buen ejemplo. Cuando a Buzz Aldrin le preguntan sobre su experiencia en la luna, admite que lo que realmente estaban haciendo era repasar una y otra vez una interminable lista de control. Nadie había ido a la luna, se trataba de una misión que se realizaba por primera vez en la historia y cuyas variables eran incontables. Sin embargo, para simplificar el proceso, lo único que se nos ocurrió fue tachar uno a uno el siguiente ítem de la lista. Realizar esa lista con sumo cuidado y minuciosidad fue lo único que convirtió algo imposible en posible.

Las checklists toman fuerza

¿Quién se lleva el crédito de darle a las listas de control el valor que se merecen? No es otro sino el autor y cirujano Atul Gawande. Gawande detalla en su libro cómo descubrió el potencial de las listas. Comenta que todo empezó cuando la Organización Mundial de la Salud vino a su equipo de trabajo y les pidió ayuda para un proyecto que buscaba reducir el número de muertes durante las cirugías. ¿La solución? Ya sabes cuál fue. Listas.

Creamos una lista de dos minutos con 19 ítems para los equipos de cirujanos. Implementamos esta lista de control en ocho hospitales alrededor del mundo, desde zonas rurales en Tanzania hasta la Universidad de Washington en Seattle. Descubrimos que después que la aplicaron, las tasas de complicaciones descendieron 35%. Se redujo en cada hospital. La tasa de mortalidad descendió 47%.

-Atul Gawande.

Desde luego, no todos ustedes son astronautas o neurocirujanos, ni tampoco tienen trabajos con semejante nivel de complejidad. ¿Es aplicable para personas como tú, como yo? Sin duda alguna. Las listas alivian la mente al no tener que esforzarse en recordar ciertas cosas. La mente es una herramienta muy poderosa para muchas cosas, pero no es un sitio tan bueno para almacenar información que debes recordar constantemente.

Las listas permiten sacar toda esa presión cognitiva y entonces puedes elegir cuidadosamente aquellas cosas que realmente importan. Eso te permite ir avanzando paulatinamente en esos ítemes.

Probablemente, en este momento tú no seas la persona más agobiada y saturada cognitivamente, pero nada impide que te atrevas a darle una oportunidad. ¿Quieres aprender la forma correcta de prepararla?

¿Cómo hacer una checklist?

Observa el procedimiento ❒

En este paso, lo importante es ver todo el escenario, como si se tratara de un video de todo el proceso. Es indiferente si toma una hora, un par de días o toda una semana. Tan solo míralo todo.

Graba el procedimiento ❒

Escribe todo lo que te llegue a la cabeza mientras vas recordando. Cuando ya lo tengas escrito y bien definido, es momento de volver a realizar el proceso a partir de lo que ya escribiste.

Perfecciona el procedimiento ❒

Donde consigas alguna falla, entonces corrígelo y mejóralo hasta que digas, “sí, así es como lo hago.”

Enséñales el procedimiento a otros ❒

Por último, solo debes compartirlo con los demás.

¿Cuándo se puede diseñar una lista de control?

La verdad es que ante la facilidad de aplicar este método y los buenos resultados que se obtienen, es válido utilizarlo en tantas ocasiones y escenarios como puedas imaginar. Dependiendo de tu ocupación, podría ir desde el proceso de edición de un video, cómo empezar a grabar un tema musical, la preparación de un platillo muy elaborado, o algo tan cotidiano como hacer una maleta de viajes. Ciertamente, puedes crear una checklist para todo.

No hay límites para elaborar una lista. Para lo más complejo o simplemente para escuchar mejor a tu pareja. Escuchar con atención es complicado para ciertas personas. Si necesitas mejorar este aspecto de tu vida, una checklist podría ser de gran utilidad. A veces hay tantas ocupaciones y pensamos en un sinfín de cosas que hasta escuchar con atención termina siendo difícil. Con una lista, no habría forma de que se te pasara por alto. Lo ves y lo recuerdas a cada rato.

Basta con darle la oportunidad en pequeñas tareas y ver los resultados positivos. Retomando el ejemplo de la maleta de viaje. ¿Eres de los que deja la organización de la maleta para el último momento? Si respondes afirmativamente, es completamente seguro que también eres de los que siempre olvida algo antes de viajar. El cargador del teléfono, o lo más típico, el cepillo de dientes.

Si parece un poco excesivo, no creerás cuánto estrés reduces cuando empacas todo con calma y seguridad de que no olvidarás nada. Por más que seamos expertos en un área o hayamos completado la misma tarea en miles de oportunidades, aún así es posible saltarse un paso. Pero con una lista eso no pasaría jamás.

El punto de pausa

Una parte crucial de cualquier checklist es lo que se conoce como punto de pausa. Es el momento de un proceso en el que puedes predecir un problema antes de que se desarrolle y que luego sea imposible revertirlo. En el caso de los pilotos de avión, este es el momento cuando tiran del acelerador, para el cirujano es justo antes de la primera incisión, para un director es antes de pulsar ‘grabar’.

A medida que avances y diseñes tus propias listas de control, trata de pensar en estos puntos de pausa e incluirlos en tu procedimiento. Por otro lado, cuando se trata de un proceso delicado o más complejo, es recomendable tener la lista en físico y revisar que cada ítem se cumpla, sin que se salte ninguno por accidente.

Las checklists te pueden sonar como algo demasiado convencional como para que su impacto sea tan remarcable en el éxito de lo que a diario hacemos. Sin embargo, la utilizamos para realizar una ejecución perfecta, limpia y rápida de un proceso. Útil para escenarios simples y complejos, para obtener un resultado óptimo de las actividades que demandan un alto desempeño y no cometer errores garrafales solo porque ocurrió una pequeña distracción.

Conclusión

Seguramente, una lista de control no va a solventar el 100% de tus problemas. No obstante, todos quienes confían en la estrategia han recibido una ayuda significativa en la mayoría de sus procesos. Sirve para identificar áreas en las que hay elementos repetitivos que solo retrasan el proceso. Si las checklists son útiles para los neurocirujanos, creo que también lo serán para ti.